מאמרים

ייעוץ אירגוני

דיוק ותכנון הנוסחה המלאה – ייעוץ ארגוני לחברות קטנות

 בלא מעט ארגונים וחברות קטנות, שאנו מלווים בתהליכי ייעוץ ארגוני, השיגרה היא זו שקובעת את הקצב, המיילים והפקסים קובעים את התגובות והפעולות, ההרגלים ונסיון העבר קובעים את התנודות, התקלות, הבעיות, ה"דחופים" ו"השרפות", קובעים את מצב הרוח ואת הכיוון.

נכון עם לא מעט מהחברות, במהלך תהליך הייעוץ הארגוני,  אכן ישבנו וחשבנו, ערב תחילת שנה מה היו רוצים להשיג בשנה הקרובה, אפילו מה אמור להיות השלב הבא אליו החברות רוצות לשאוף.

בסיום הייעוץ הארגוני בתחילת השנה, ידעו מנהלי החברות, לשים מספרים ויעדים ,

אך לא אחת, כל רשימת המצבים המוזכרת מעלה, השתלטה על הזמן, המרחב, הזיכרון.

לרוב מה שקורה הוא כי שמים יעד, מעיזים לשאוף, לחלום, להתפתח, אבל לא מנהלים לאחר מכן, תהליך בקרה, פיקוח, או  יותר מזה התאמה של התפקידים , התאמה של הפעולות ביחס למקום אליו רוצים להתפתח ולצעוד.

לאחר הבעת הרצון והגדרת היעד יש לחשוב ולהחליט,

אלו פעולות יש להוסיף לסדר היום?

אלו פעולות יורדות מסדר היום או מתפקיד מסוים ועוברות לתפקיד אחר?

מה הדברים הקריטים והחשובים שיקרו, בכדי לנוע אל אותם יעדים?

אחת החברות שליווינו בתהליך של ייעוץ ארגוני, היא חברה קטנה העוסקת בתחום ייעוץ ופרויקטים בעולם האלקטרוניקה, בזכות פיתוח שלהם בנושא,  החליטו להפוך במהלך תהליך הייעוץ הארגוני מחברת פרויקטים  לחברת תוכנה, אולם כוחו של ההרגל, השאיר את הפוקוס בעולם פרויקטים, שהוא פחות עולם של תכנון, כתיבה, מכירה, שיווק, חשיפה, בנייה ורסיות של תוכנות, בניית חבילות למוצר, תמחור, זיהוי שווקים חדשים.

במהלך תהליך הייעוץ הארגוני, היה צורך למסד והחליט על שינוי שיטת עבודה והפוקוס, על שינוי סדרי העדיפויות , על עבודה צמודה יותר בין הממשקים , על גיסו פונקציית שיווק ומכירה אחרת, אותה היה צריך להגדיר מחדש..

היה צורך לשבת עם כל תפקיד ולבחון מה החלק שלו בתנועה אל אותה מטרה חדשה,

לשנות דרכי עבודה, סדר יום, סדרי עדיפויות

והכי חשוב אחת לשבוע במהלך תהליך הייעוץ הארגוני, הנחלנו שיטת פ"ע-

 חצי שעה בה יושבים בוחנים נקודתית, כי אכן אנו נעים לשם-

ומתוך זה לדייק, לדייק, לדייק.

לבחון מה הפעולות הקריטיות או החשובות להתקדם לעבר המטרה הנכספת וכיצד זה קשור לתפקיד המדובר. עבדנו בצעדים קטנים, ברורים, מדויקים, בעלי יכולת עשיה הלכה ולמעשה והכי חשוב עם יכולת להכיל את השינוי ואת התפיסה.

הדרך הייתה- לבנות תוכנית פעולה ומישורי פעולה ולהפוך אותם לתכנית עבודה ולו"ז.

הנה הנוסחה הפשוטה לדיוק והכוונה של תפקיד, מבנה עבודה, תחומי אחריות:

1. מטרת התוכנית/תחום

2. הנושאים הקשרים לתחום- תחומי אחריות

3. פעולות ודרכי פעולה

4. זמנים- לו"ז

5. הגדרת תדירויות-  פעולות שחוזרות על עצמן בתוך הלו"ז.

הדבר גם עושה דיוק, פוקוס, מיקוד וגם מלמד הלכה למעשה כמה זמן לוקחת כל פעולה.

והדבר הכי חשוב מאפשר בקרה, פיקוח ומשוב מדויק.

מצורפת דוגמא לתפקיד בו ניתחנו, כתבנו והמרנו הכל לטבלת תדירויות:

 

תחום חודשי שבועי דו שבועי יומי רבעוני שונות כלי עבודה הערות
ניהול משרד- חלק מהצוות הניהולי
מענה טלפוני 2
תיוק ובניית שיטה 1
אישורי כניסה ולווים 0.5
קביעת פגישות וניהול יומן 0.5
אירוח 1.5
דואר 1.5
רשות שדות התעופה 2
פתיחה/סגירת יום ומעקב משימות 0.5
רכש
קבלת הצעות מחיר מספקים 2
תחזוקת משרד וקניות 2
רכב- הכנות טסט ביטוח 1
לקוחות
גביה+ מעקב חשבוניות 2
קשרי לקוחות- יצירת פגישות רענון וחידוש
עובדים 0.5
ניהול יומני עבודה
ניהול שעות פועלים
רווחה
רשיות
רשם הקבלנים 0.5
סוכנות ביטוח 0.5
ספקים 1
חשמל
אינטרנט
טלפוניה
סלולר
איתורן
שיווק
פנייה ללקוחות פוטנציאלים ויצירת קרים עם בעלי תפקידים
מעבר על מכרזים
הנהחש
התאמות בנקים
משכורות- מעקב ובקרה
מעקב אחר כניסת כספים
סה"כ שעות 164

תרצו להתנסות בנוסחה נשמח להגיע לפגישה צרו קשר ונתאם

כתיבת תגובה

האימייל לא יוצג באתר