מאמרים

ייעוץ ארגוני – ייעוץ לעסקים קטנים

לכל אחד מאתנו, לכל עובד ובעל תפקיד, בטח ובטח בחברות קטנות ובינוניות, ישנם כמה וכמה מישוריי פעולה וכמה תחומי אחריות.

לא תמיד אנו מבחינים ביניהם, לא תמיד ברור לנו מה הוא כל מישור וכל תחום. בשלב הראשון בכל תהליך ייעוץ , ראשית אנו מבררים את הנושא הזה.

מה תחומי האחריות ומה מישוריי הפעולה המדויקים לכל בעל תפקיד.

הדבר ראשית עושה סדר שנית מראה מה המחויבות, האחריות והפעולות.

מאפשר לדעת למי יש לפנות בכל אחד מהנושאים ומה הקשר בין בעלי התפקידים השונים.

חשוב מכך מאפשר לבנות תוכנית עבודה ומאפשר לתכנן לו"ז דרכי עבודה ופירוט של יעדים.

ולכל מנהל ויועץ בתהליך הייעוץ מתאפשר במקביל לפקח, לבקר, לשנות ולדייק את שיטות ודרכי העבודה.

שיטת העבודה- המתכון השלם

1. בכל תפקיד לפרט מהם תחומי האחריות ודרכי הפעולה הנדרשים בו

2. עבור כל מישור פעולה, יש לפרט את המשימות הכרוכות בו

3. עבור כל פעולה יש לציין מה התדירות בה יש לבצע פעולה זו – רבעוני, חודשי, דו-חודשי, שבועי, יומי וכו'

4. להכין טבלת לו"ז חודשית \ שבועית ולהכניס את הפעולות לתוכה

5. בתחילת כל שבוע לבחון תכנון מול ביצוע וכן לתכנן את השבוע הבא, כולל הכנסת פעולות שנידחו שבוע קודם

להלן דוגמה לתהליך שערכנו באחת החברות בה נתנו ייעוץ ארגוני, בתפקיד שהרגשנו כי אין מיצוי של התפקיד עד תום וכי דברים רבים מתפקששים או לא מבוצעים בקצב הנכון .

בהמשך תהליך היעוץ הארגוני רצינו ליצר סוג של הבהרת ציפיות בין העובד לבין המנהל לגבי אופי תפקידו והדברים המצופים ממנו במהלך התפקיד.

מנהל מוצר אלו תחומי ומישוריי הפעולה שלו

1. תמיכת לקוחות

2. ביצוע פרויקטים

3. איתור באגים

4. תיעוד

5. תמיכה שיווקית

 ביקשנו בתהליך הייעוץ הארגוני, מאותו עובד שירשום מה הפעולות שהוא חושב שיש לו בכל אחד ממישוריי הפעולה וינסה להעריך כמה זמן לדעתו אמורה לקחת כל פעולה.

לאחר מכן ביקשנו ממנו כי ישבץ את אותן פעולות בתוך הלו"ז

מתוך ידיעה כי במעבר ללו"ז, ישנן תזוזות ובעיות לא מתוכננות.

אולם תהליך הייעוץ הארגוני יצר הבנה ומודעות, כי יש תכנון, יש תזוזות ויש בעיות לא מתוכננות

אבל אז לפחות זוכרים מה זז, לאן יזוז ומתי.

בנוסף הדבר יצר יכולת לבחון, מה קרה בפועל בין התכנון לביצוע, מה עיכב, מה קיצר

או מה קיבל סדר עדיפות שגוי ולהבין הלכה למעשה ביחס למטרות התפקיד, למטרות החברה, לפרויקטים שכרגע נמצאים על הפרק מה נתפס כחשוב יותר מה דחוף ומה עלול להוות "כיבוי שרפות" .

ניתן לראות דרך כך מה באמת קובע את תהליך קבלת ההחלטות של החברה ולרתום לכיוון זה את העובדים השונים ואת בעלי התפקידים.

כתיבת תגובה

האימייל לא יוצג באתר