מאמרים

שימור עובדים ולא בנפטלין

שימור עובדים ולא בנפטלין

לא מעט חברות פונות אלינו בכדי שנגלה להם את הסודות לגבי ירידה באחוזי תחלופת עובדים

לא מעט מנהלים שואלים אותנו לפחות פעם בשבוע איך משמרים עובדים.

לא מעט ארגונים משקיעים לא מעט תקציבים בסדנאות הנעת עובדים.

יש פתגם שאומר סוף מעשה במחשבה תחילה…

רגע לפני שאנו מגיעים למצבים האלו שמזעזעים את המערכת, לאחר שהעובדים בתוך המערכת

ניתן להשקיע הרבה פחות ולקבל הרבה יותר בכניסת העובדים למערכת ואז ליצור שימור עובדים ולא בנפטלין אלא בהנעה והנאה.

תוכנית אפקטיבית של הארגון צריכה להקל על כניסת העובד לארגון, לחגוג את היחסים החדשים בין מעסיק ועובד ולספק מידע החיוני לתפקוד יצרני בארגון. ישיבות אורינטציה נראות אולי כבזבוז זמן כיוון שהעובד אינו עובד למעשה, אולם, מחויבות להכוונת העובד בעבודתו החדשה תשתלם בסופו של דבר. תחלופת העובדים תקטן והדבר תורם להנעה רבה יותר, פריון עבודה גבוה יותר ועובדים נאמנים.

עובדים חדשים צריכים לקבל הכוונה משני סוגים:

1. חיבור והכרת הארגון , המערכת, הכללים "המקובל"

2. חיבור והכרת העבודה והתפקיד- התוצאות, המטלות, המשימות, שיטות ודרכי העבודה.

כל אחת מההכוונות משלימה את השנייה ותורמת לתוכנית הכוונה מקיפה לעובד החדש. להלן דיון במטרות ובמרכיבים של כל סוג הכוונה.

הכוונה והכרת הארגון

המטרה הכרות עם הארגון החברה והמערכת- מבנה, חזון ויעדים, אסטרטגיה.

כמו כן, עובדים חדשים צריכים ללמוד מה אחריותם כלפי הארגון ומה אחריות הארגון כלפיהם. היבט זה של ההכוונה מעניק לעובדים תחושה של זהות ארגונית.

נושאים לדוגמא:

1. קצת היסטוריה-

תולדות החברה- ייסוד החברה, התקדמותה, הישגיה, דמויות מפתח,

הדבר מסייע לעובדים החדשים לראות את התמונה הכוללת ולחוש גאווה על השתייכותם לחברה.

2. "אנחנו על המפה"-

אופי הענף או המקצוע.- כיצד הארגון משתלב בתמונה הכוללת של הענף או המקצוע אליו הוא שייך. מה היו ההתפתחויות החשובות בתעשייה זו? מהן המגמות השולטות כעת ומשפיעות על השוק ועל החברה. כך ילמדו העובדים על הכוחות והאילוצים המשפיעים על הארגון ויוכלו לקבל הסבר לדרך פעולתה הנוכחית של החברה.

3. רגע של תרבות-

הפילוסופיה הארגונית. מהם העקרונות המנחים את הארגון. מהם ערכיו ומהו מייצג. מהי מטרתה העיקרית של החברה. יש לתת לעובדים מושג על אודות מבנה הארגון. מהן החטיבות או היחידות בחברה? הבנת התרשים הארגוני תסייע לעובדים חדשים להבין כיצד הם משתלבים במבנה החברה. בשלב זה אין להכביר בפרטים. חשוב שלא להעמיס עודף מידע על עובדים חדשים. לעומת זאת, גם שלא יחושו כאילו הם עובדים בחלל ריק. מבוא על אודות הפילוסופיה של החברה, משימתה ומבנה מעניקים תחושה של זהות, מסייעים להזדהות עם ערכי החברה ויוצרים תחושת גאווה ואמון בארגון.

4. "מה יוצא לי מזה"-הטבות במקום העבודה-

מהן ההטבות השונות שנותן הארגון, כגון ביטוח רפואי, ביטוח מנהלים, חופשת מחלה, חופשות, חגים, תוכניות פרישה, חינוך והכשרה מקצועית וטיפול בילדים. אין צורך להסביר את כל המרכיבים של הטבות אלו כדי שלא להעמיס עודף מידע על העובדים. אולם, על עובדים חדשים לדעת מהן אפשרויות ההטבה שלהם.

5. גבולות המגרש-מדיניות ארגונית ונהלים-

כללים כלליים בנוגע לתפקודי החברה. לדוגמא, יש לנסח הצהרות בנוגע לנושאים הבאים: היעדר אפלייה במקום עבודה והזדמנויות תעסוקה שווה, תקני ביצוע ותהליכי הערכה, נהלי בטחון ובטיחות וכל תקן שהוא הנוגע להעלאות שכר וקידום. בנקודה זו בלתי-אפשרי להסביר את כל הכללים והתקנות. אולם, עובדים חדשים צריכים לקבל מושג לגבי מה נחשב להתנהגות מקובלת במקום העבודה.

6. "אז מה היה לנו כאן.."-

סיור במתקני הארגון והכרת אנשי מפתח. חשוב שעובדים חדשים יראו כיצד פועל הארגון, ילמדו להתמצא במתקניו ויוכלו לקשר שמות עם פניהם של אנשי מפתח. יש ללוותם לכל המחלקות ולתת הסבר קצר בנוגע לתפקיד כל מחלקה והקשרים ביניהן. בסיור יש להראות לעובד מקומות כגון: חדרי שירותים, חדר אוכל, מזנון, מכונות למכירת כריכים ומשקאות ואזורים אחרים הנוגעים לו, כגון, חדר התעמלות, תאים אישיים או מתקני בריאות וטיפול בילדים. חשוב שמנהלי מחלקות שונות יקדמו בברכה עובדים חדשים.

משך ההכוונה והיקפה תלוי בגודל הארגון ובמורכבותו. בחברה קטנה ניתן להעביר את כל המידע במספר שעות. בחברה גדולה, הכרת הארגון עשויה להימשך אפילו שבוע שלם.

למידע זה מומלץ לצרף חומר כתוב.

יש לזכור,

כמות המידע המועמס על עובדים בישיבות ההכרות עם הארגון עלולות להכביד עליהם. חומר כתוב לקריאה בבית או לעיון בשלב מאוחר יותר עשוי להקל על תחושת עומס המידע. לא כל המידע הארגוני נוגע לעובד החדש ביומו הראשון בעבודה. הוא מעוניין יותר לדעת מהן המטלות השגרתיות של התפקיד. יחד עם זאת, מידע כללי על הארגון יוצר מסגרת לביצוע העבודה ויעניין יותר את העובדים, אחרי מספר ימים בארגון. לפיכך, חשוב שהעובד יקבל חומר כתוב לעיון ויתאפשר לו להעלות שאלות במהלך ישיבת ההכוונה הרשמית ואחריה.

הכרות עם המחלקה ועם התפקיד

המטרה הכרות עם יחידת העבודה המסוימת ומטלות התפקיד. ישיבה זו תיערך ביחידת העבודה עצמה ותנוהל על ידי עובד במחלקה.

נושאים לדוגמא:

1. משימת המחלקה ויחסה לארגון. מהם תחומי האחריות של המחלקה?

מה תפקידה ומה היחס בין תפקיד זה ובין המשימה הכוללת של הארגון.

עובד החדש צריך ללמוד מהן פעולות היחידה לטווח קצר ולטווח ארוך וכיצד העבודה זורמת ליחידת עבודה זו וממנה.

חשוב להסביר כיצד העבודה ביחידה זו מושפעת מזו המבוצעת ביחידות אחרות ומשפיעה עליה.

2. מבנה המחלקה. מי אחראי על מחלקה זו, מי ממונה על מי.

יש להבהיר לעובדים חדשים למי הם כפופים. אם מדובר בעובדים ממונים עליהם לדעת מי כפיפיהם.

3. ציוד וחומרים הדרושים לעבודה. היכן תחנת עבודתו או משרדו. איך משיגים חומרים, כלים או ציוד הדרושים לביצוע התפקיד; מערכת הטלפונים; ומדיניות בנוגע לשימוש בציוד משרדי או כיצד להיעזר בעובדי המזכירות בארגון.

4. תאור התפקיד ותקני ביצוע. עובדים צריכים לדעת בדיוק למה הם אחראיים.

מה מצפים מהם שיבצעו בתפקיד החדש?

כיצד יבצעו את מטלות התפקיד?

מהם תקני הביצוע המקובלים?

על פי אלו אמות מידה יבחנו את ביצועיהם בתפקיד?

במהלך ההכוונה במחלקה, יש להראות להם כיצד העבודה מתבצעת בשטח. יתכן שיש לאפשר להם לצפות בעובדים אחרים במהלך עבודתם או לבצע את העבודה, תוך הדרכה ומעקב.

יש לספק לעובדים מידע על קדימויות במקום העבודה. יש לעודד עובדים לשאול שאלות והממונים צריכים לתת להם משוב מספק.

אחת השיטות להדריך עובד חדש בתפקידו היא להצמיד אליו חבר לעבודה או מתרגל. אלו יכשירו אותו באתר העבודה, לתקופה מוגבלת. יש להתייחס לתפקיד זה ברצינות והיקפו רחב בהרבה מסדרת שאלות ותשובות המתנהלת לעתים קרובות בין עובדים וותיקים ובין חדשים. וזו לא שיחה בפינת הקפה. מובן שעמית זה יהיה אדם בעל ביצועים מעולים בעבודה וכישורים כמורה או מדריך.

5. שעות העבודה-מה הציפיות לגבי שעות העבודה: מתי מתחילה העבודה ומתי היא מסתיימת. הפסקות צהריים וקפה, שעות נוספות וכן ימי מחלה וחופשות.

6. מדיניות המחלקה- מה הכללים הנהוגים ביחידת העבודה לגבי לבוש, עישון, שיחות אישיות, מבקרים ונהלי משמעת. יש להדריכם בנוגע לנורמות ההתנהגות המקובלות והבלתי-מקובלות ביחידת העבודה.

ההכוונה במחלקה אינה פעילות כה מובחנת כמו ההכוונה הארגונית. יתכן כי הימים הראשונים ביחידת העבודה יוקדשו להתמצאות במחלקה ובתפקיד, או, יתכן שתהליך זה יתפרס על פני שבועות אחדים. לא תמיד ברור היכן מסתיים תהליך ההתמצאות והיכן מתחיל התרגול המתמשך בביצוע העבודה.

בתוך מידע ההכוונה יש לשלב ניסיונות לקליטת העובדים החדשים ויצירת קשרים עמם. שיחות בענייני חולין, על דברים שאינם קשורים לעבודה, עשויות להפיג את המתח בימים הראשונים לעבודה. במהלך תקופת הקליטה, יש להזמין עובדים חדשים לארוחות צהריים. בקיצור, במהלך הימים הראשונים בתפקיד עליהם לחוש כי הם במעמד מיוחד ומתקבלים בברכה. ככל שעובדים וותיקים ירבו לפרוש חסותם על עובדים חדשים, כך תגדל מידת ההצלחה של תוכנית ההכוונה הרשמית של הארגון.

כתיבת תגובה

האימייל לא יוצג באתר